KSeF i faktury dla JST

W sklepie srodki-czystosci.eu faktury dla firm i jednostek samorządu terytorialnego wystawiamy i przekazujemy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Poniżej wyjaśniamy, jak prawidłowo podać dane do faktury oraz gdzie sprawdzić informacje o wystawionym dokumencie.

KSeF aktywny w naszym sklepie
Fakturę wystawiamy po ostatecznej weryfikacji skompletowanego zamówienia, a następnie przekazujemy ją do KSeF. Zazwyczaj dokument jest widoczny w systemie tego samego dnia.

Jak podać dane do faktury dla JST?

Podczas składania zamówienia prosimy wybrać w koszyku opcję „Firma”. Po wpisaniu NIP-u można automatycznie pobrać dane podmiotu z rejestru GUS, a następnie je sprawdzić i uzupełnić brakujące informacje.

Wybór firmy i pobranie danych

Prosimy wybrać „Firma”, wpisać NIP i kliknąć „Wpisz numer NIP i pobierz dane firmy”. System automatycznie pobierze z GUS dostępne dane firmy, miasta, gminy lub powiatu.

Nabywca

Prosimy sprawdzić pobraną nazwę, adres i NIP. W przypadku JST Nabywcą jest zazwyczaj gmina lub powiat z NIP-em jednostki nadrzędnej. Brakujące pola, m.in. e-mail, imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz numer telefonu, należy uzupełnić ręcznie.

Odbiorca

Pełną nazwę jednostki, np. szkoły lub przedszkola, oraz jej NIP prosimy wpisać w polu „Uwagi do zamówienia”. Nazwę jednostki można również podać w polu „Nazwa firmy” przy adresie dostawy.

Dodatkowe informacje

Numer umowy, kod projektu, paragraf lub inny wymagany opis również prosimy umieścić w polu „Uwagi do zamówienia”.

Przykład treści w polu „Uwagi do zamówienia” ODBIORCA: Szkoła Podstawowa nr …, adres …, NIP … DODATKOWE INFORMACJE: numer umowy / kod projektu / paragraf …

Nabywca, Odbiorca i adres dostawy

W koszyku znajduje się opcja „Dostawa na inny adres”. Sposób jej użycia zależy od tego, kto jest Nabywcą, kto ma być wskazany jako Odbiorca faktury i dokąd ma zostać wysłana przesyłka.

1. Dostawa do Nabywcy

Jeżeli przesyłka ma zostać dostarczona pod ten sam adres, który podano w danych Nabywcy, opcji „Dostawa na inny adres” nie należy zaznaczać.

2. Dostawa do Odbiorcy

Jeżeli Nabywcą jest np. gmina, a przesyłkę ma otrzymać szkoła, należy zaznaczyć „Dostawa na inny adres” i wpisać pełne dane szkoły. Dane te będą adresem wysyłki, a tam, gdzie jest to wymagane, również danymi Odbiorcy na fakturze.

3. Odbiorca i inny adres wysyłki

Jeżeli Odbiorcą faktury jest np. szkoła, ale przesyłka ma trafić pod jeszcze inny adres, w sekcji dostawy należy wpisać rzeczywisty adres doręczenia, a pełne dane szkoły podać osobno w polu „Uwagi do zamówienia” jako „ODBIORCA FAKTURY”.

Ważne
Wskazanie innego adresu dostawy nie zmienia danych Nabywcy. Gdy Odbiorca faktury i miejsce doręczenia są różne, prosimy wyraźnie rozdzielić te informacje w polu „Uwagi do zamówienia”.

Przykład przy trzech różnych danych NABYWCA: Gmina …, adres …, NIP … ODBIORCA FAKTURY: Szkoła Podstawowa nr …, adres …, NIP … - dane Odbiorcy należy wpisać w polu „Uwagi do zamówienia”. ADRES DOSTAWY: dane wpisane w sekcji „Dostawa na inny adres”

Płatność z terminem 14 dni

Dla jednostek budżetowych udostępniamy formę płatności „Przelew 14 dni”. Odpowiednią metodę należy wybrać podczas składania zamówienia. Jeżeli opcja nie jest widoczna lub wymagany jest inny termin płatności, prosimy o kontakt przed złożeniem zamówienia.

Faktura w KSeF i panelu klienta

Informacja o wysłaniu do KSeF

Klienci posiadający konto w naszym sklepie mogą sprawdzić numer faktury i informację o jej wysłaniu do KSeF w panelu klienta: Twoje zamówienia → szczegóły zamówienia → pole „Uwagi”.

Wizualizacja PDF

Aby otrzymać wizualizację faktury na e-mail, podczas składania zamówienia należy zaznaczyć pole „Proszę o przesłanie wizualizacji faktury (PDF) na e-mail”. Plik PDF jest czytelnym obrazem dokumentu - fakturą właściwą pozostaje faktura ustrukturyzowana w KSeF.

Co zrobić, jeśli dane na fakturze są nieprawidłowe?

Jeżeli po wystawieniu faktury zauważą Państwo błąd w nazwie, adresie, NIP-ie lub innych danych, prosimy o niezwłoczny kontakt. Zweryfikujemy zgłoszenie i - jeśli będzie to konieczne - wystawimy odpowiednią fakturę korygującą w KSeF.

Przed zatwierdzeniem zamówienia
Prosimy szczególnie uważnie sprawdzić NIP i pełną nazwę Nabywcy oraz dane Odbiorcy. Pozwoli to prawidłowo przypisać fakturę do właściwej jednostki i uniknąć konieczności wystawiania korekty.